Reconocer y eliminar datos ROT, camino hacia un futuro sostenible

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Bruno Lobo*

Ciudad de México, 6 de mayo de 2022.- La actual crisis climática está bien documentada y es imposible de ignorar. El impacto que la raza humana está teniendo en nuestro planeta es insostenible y es evidente que hay que hacer más a escala mundial para revertir el daño y evitar una mayor destrucción del medio ambiente. Las últimas investigaciones revelan estadísticas que muchos de nosotros preferiríamos no escuchar: la última década fue la más calurosa en 125,000 años. El CO2 está en su nivel más alto en dos millones de años. Perdimos más de 300,000 millones de horas de trabajo por el exceso de calor en 2019 y la lista continúa.

Es vital que los seres humanos de todo el mundo trabajen juntos para realizar cambios reales que ayuden a salvar el planeta. Durante muchos años, ha habido campañas para impulsar la acción individual, desde iniciativas en los colegios hasta anuncios en los medios de comunicación que animan a la gente a “reducir, reutilizar y reciclar”, a ir a pie al trabajo o simplemente a cerrar el grifo cuando se cepillan los dientes. La respuesta de las empresas para ayudar a cuidar el medio ambiente no está tan claramente definida.

Sin embargo, las organizaciones de todos los sectores pueden cambiar sus prácticas actuales para ser más respetuosas con el medio ambiente y el sector tecnológico en su conjunto es uno de los más indicados para proponer soluciones nuevas e innovadoras que puedan aplicarse de forma generalizada para ayudar a poner fin a la crisis climática.

El impacto de un reinicio global
La pandemia supuso un reinicio global sin precedentes de la vida tal y como la conocíamos: muchas personas que normalmente trabajaban en una oficina pasaron de repente a trabajar desde casa y actividades que la gente solía realizar en grupo quedaron fuera de juego. En el mundo empresarial, los procesos informáticos tuvieron que adaptarse rápidamente a la existencia de plantillas remotas, ya que los usuarios debían acceder a sus sistemas de trabajo desde cualquier lugar y no desde la relativa seguridad de la oficina. Como resultado, el tráfico de Internet se disparó y el consumo de datos alcanzó niveles altísimos. Con la gente trabajando en casa y -especialmente durante los cierres más estrictos- relajándose más en casa, nuestra dependencia del mundo online se hizo más importante que nunca.

Un estudio revela que uno de cada cinco (19%) encuestados quiere trabajar desde casa cinco días a la semana en 2022. Aunque para muchos es poco probable que esto sea la norma, muchas empresas de múltiples sectores están avanzando con un plan de trabajo híbrido, en el que los empleados tienen la posibilidad de trabajar desde casa y en la oficina en diferentes días de la semana o del mes. Por lo tanto, incluso con la libertad de volver a pasar tiempo con los amigos y la familia fuera de casa, esta nueva cultura de trabajo significa que es poco probable que el consumo de datos vuelva a los niveles anteriores a la pandemia.

El problema que esto conlleva es que los datos necesitan ser almacenados, mantenidos y protegidos, todo lo cual requiere energía y potencia. Por desgracia, gran parte de nuestra energía sigue procediendo de los combustibles fósiles.

Así que, aunque los consumidores pueden optar por relacionarse únicamente con empresas que tengan prácticas empresariales más sostenibles y pueden tomar la decisión consciente de reducir su consumo de datos personales, ¿qué pueden hacer exactamente las propias empresas para evitar contribuir al problema?

Datos ROT y por qué hay que eliminarlos
El acto de producir datos en sí mismo es inevitable para las organizaciones de todos los sectores. En el mundo digital actual, simplemente no es posible operar sin ellos. Sin embargo, hay formas de gestionar mejor estos datos para reducir la cantidad que se genera y se almacena. Menos datos, en general, significa menos energía para cuidarlos.

Las últimas estadísticas muestran que el uso de la electricidad de los centros de datos en 2020 supuso alrededor de 1% de la demanda mundial de electricidad, lo que no parece una gran cantidad, pero supone unos 200-250 TWh. En el peor de los casos, se estima que esta cifra podría aumentar hasta los 8,000 TWh en 2030, si no empezamos a hacer cambios en nuestros estilos de vida y prácticas empresariales.

Un paso importante en el que las empresas pueden empezar a trabajar inmediatamente es la reducción de la cantidad de datos redundantes, obsoletos o triviales (ROT) que almacenan. En términos sencillos, se trata de datos que no suelen ser necesarios para el funcionamiento de la empresa, desde copias de seguridad adicionales de datos no importantes hasta documentos y archivos personales de los usuarios (que en realidad solo deberían almacenarse en sistemas personales). Dado que los datos ROT rara vez se necesitan, la mayoría de las veces se almacenan en un centro de datos secundario, lo que contribuye al consumo de energía 24/7 a pesar de no ser realmente necesario.

Sin embargo, reducir los datos ROT no es tan sencillo como hacer clic con el botón derecho en los archivos y enviarlos a la papelera. Es vital que no se borren datos o copias de datos importantes por accidente, por lo que este proceso requiere la cooperación de toda la empresa, con el consejo de administración liderando la iniciativa y con la aportación constante de equipos como los de gestión de registros, legal, de cumplimiento, de recursos humanos y, como es lógico, de TI. Las empresas tendrán más éxito en este enfoque si utilizan soluciones inteligentes de gestión de datos que ayuden a los equipos de TI, en particular, a tener en cuenta el ciclo de vida de todos los datos, desde su creación hasta su almacenamiento en el centro de datos y evitar que los datos ROT se acumulen con el tiempo.

Las principales preguntas que deben hacerse las empresas son:

1. ¿Es necesario conservar estos datos?
2. En caso afirmativo, ¿durante cuánto tiempo deben conservarse?
3. ¿Dónde deben guardarse para facilitar el acceso?
4. ¿Qué hacer con los datos que no es necesario conservar?

Responder a estas preguntas ayudará a las empresas a reducir la cantidad de datos que generan y almacenan, ya sea in situ, en centros de datos o en la nube. Aunque esta estrategia no ofrece una solución de la noche a la mañana, si se dedica tiempo y esfuerzo a hacer de estos cambios una parte permanente de las prácticas empresariales, muchas más organizaciones podrán marcar la diferencia en el uso global de la energía y, a su vez, ayudar a construir un futuro mejor y más verde para nuestro planeta.

* General manager de Commvault Latam

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