Ciudad de México, 10 de septiembre de 2019.- Las pérdidas en las empresas por gastos excesivos y compras innecesarias de insumos para la operación cotidiana del negocio pueden convertirse en un riesgo para la salud financiera de cualquier organización. Por esta razón, es fundamental tener tanto las estrategias como las herramientas adecuadas para poder mantener un control de las adquisiciones de la compañía.
Sergio Almaguer, CEO y co-fundador de Yaydoo, señala que “el éxito de las compañías no sólo consiste en vender más, sino también en comprar mejor. Para lograrlo, es indispensable tener un proceso de compras a prueba de errores; sin embargo, no todas las empresas pueden darse el lujo de tener un departamento de compras o tienen la experiencia para implementar este tipo de procesos”, dijo.
“En Yaydoo tenemos algunas recomendaciones que pueden ayudar a las empresas a tener una mejor administración de compras y lograr que cada gasto de la empresa se lleve a cabo de forma fluida y transparente”, abundó el ejecutivo.
1. Planificación de compras
El primer paso es diferenciar entre los gastos fijos y los variables de la empresa y dentro de nuestra lista de fijos, identificar todos los insumos de oficina que son indispensables para el funcionamiento de los espacios de trabajo y la comodidad de todos, como café, snacks y artículos de limpieza en general, por mencionar los más comunes.
Después es necesario desarrollar un plan de compras con una lista general de los productos que deben adquirirse y la cantidad requerida de cada uno, tomando en cuenta el presupuesto habilitado para cada uno de esos gastos.
2. Comparación de cotizaciones
Una forma de mejorar el ejercicio de cada partida presupuestal es comparar las cotizaciones de los distintos proveedores. De esta manera es posible evaluar los distintos beneficios y ventajas que ofrece cada proveedor para elegir las propuestas más rentables.
Posteriormente, al momento de administrar los pagos de las cuentas por pagar, es fundamental llevar a cabo un proceso de 3-way-match, que consiste en conciliar las órdenes de compra con las facturas emitidas por el proveedor y alguna evidencia de recibo del producto o servicio adquirido. De esta manera se garantiza que los datos de todas las órdenes de compra son consistentes con los recibos y facturas existentes, fortalece las relaciones con los proveedores y cuando llegan las auditorías, todo está perfectamente transparente y en orden.
3. Crear una cultura de ahorro en la empresa
Es muy importante generar en la empresa una cultura de ahorro para evitar el derroche de insumos. Esto puede lograrse promoviendo el reciclaje de papel para reducir los gastos en papelería realizando mantenimiento preventivo de las instalaciones, ofreciendo capacitaciones sobre el cuidado de los equipos de cómputo para evitar deterioros e incentivando el cuidado de la mueblería y los espacios de trabajo para beneficio y comodidad de todos los colaboradores.
También es importante revisar las funciones de los colaboradores para asignar presupuestos de gastos para cada área de la empresa acordes a sus necesidades. De esta manera se contribuye al incremento de la eficiencia y la productividad de cada área.
4. Visualización constante de las Cuentas por Pagar
Las multas por el incumplimiento de pagos, la duplicación de pagos o facturas pueden traer consecuencias que pongan en riesgo la salud financiera de la compañía.
Por eso, es necesario visualizar en tiempo real el control de egresos mensuales y cuentas por pagar para determinar el flujo de efectivo disponible para operar y para liquidar el pago de deudas a proveedores y conocer el estado de cada factura.
5. Automatizar los sistemas de gestión de compras
Una forma efectiva de reducir los gastos innecesarios de la empresa es centralizar todo el sistema de administración de compras utilizando una plataforma de automatización a través de la cual sea posible tener acceso de forma sencilla a todo el proceso de compras, desde la planeación y asignación de presupuestos hasta la recepción de cotizaciones y pago a proveedores.
Yaydoo es una plataforma de servicio en la nube que cuenta con una base de proveedores con más de 20 mil productos con acuerdos y precios pre-negociados en México y más de 40 mil en Estados Unidos, desde la cual es posible simplificar el flujo de adquisiciones con un control de gastos en tiempo real y que puede consultarse desde cualquier dispositivo conectado a la Web.
Acerca de Yaydoo
Yaydoo es una plataforma de automatización de compras empresariales diseñada para agilizar y simplificar los procesos de adquisiciones, generando ahorros e incrementando la eficiencia de los procesos de compras y gastos en general, ajustándose a las necesidades y tamaño de cada empresa.
