4 vicios de la integración de expedientes

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Ciudad de México. 14 de diciembre de 2022.- Realizar trámites, ya sean bancarios, gubernamentales, escolares o de cualquier otro tipo, conlleva numerosos pasos, entre los que se incluye la solicitud de documentos que, en ocasiones, son costosos y difíciles de conseguir.

El proceso de recopilación y entrega de documentos puede parecer abrumador o innecesario para algunos. Sin embargo, tener completa esta información permite conocer el perfil de un usuario para evaluar y tomar decisiones dentro de cualquier proceso, ya sea desde una solicitud de crédito, aplicación a un trabajo, trámites de credenciales, membresías, inscripciones e historiales médicos, entre muchos otros.

Uno de los principales problemas a los que se enfrenta cualquier industria que tenga trámites de por medio es la complejidad a la que los usuarios se enfrentan al momento de comenzar cualquier proceso. Este problema desemboca en otros más que incluyen, por ejemplo, para empresas o instituciones, la pérdida de clientes. La solución a esto radica en tres elementos clave: practicidad, claridad y agilidad.

A pesar de que la presentación de la larga lista de documentos requeridos es el punto de partida para agilizar el tema de los trámites, Expediente Azul, plataforma tecnológica para digitalizar el proceso de recaudación y clasificación de documentos y datos, señala otros vicios en la integración de expedientes que obstaculizan el paso ligero del interesado en realizar un trámite:

1. Descontrol de operaciones. El control y la organización son puntos básicos durante la validación y recepción de documentos, usar un sistema óptimo debe ser prioridad si se busca mejorar la experiencia y el servicio al cliente. Los post its, hojas de excel y las largas y confusas cadenas de correos deben quedar en el pasado si el objetivo es eficientar la integración de expedientes.
2. Ausencia de precisión. Los comentarios vagos y llenos de tecnicismos deben desaparecer. Cifras de Expediente Azul reflejan que existe un 58% de abandono por parte de los clientes, debido a la falta de un seguimiento eficiente y puntual que ayude a mantener activo el proceso de entrega de documentos.
3. Falta de seguimiento. Peor que la falta de precisión es la ausencia de seguimiento, que, en ocasiones, es la falla más grande durante el proceso de integración de expedientes. El seguimiento debe darse de forma cotidiana con el objetivo de conocer los problemas de los clientes y ayudar con aquellos documentos con fallas o retrasos.
4. Agotamiento del personal. Digitalizar los procesos de una empresa con el fin de facilitar el trabajo de los colaboradores es primordial. Depender de la buena memoria del equipo puede no ser el mejor camino al momento de dar agilidad a los procesos, es por esto que utilizar herramientas adecuadas que brinden confianza y apoyo al equipo es clave.

Conocer estos vicios de la integración de expedientes es importante para aquellas empresas que buscan agilizar sus procesos en consonancia con las exigentes demandas de la era digital, donde se requiere de un proceso de recaudación y clasificación de documentos y datos más simple, claro, rápido y seguro.

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